STELLENAUSSCHREIBUNG

Der Bezirk Mittelfranken sucht für das Zentralreferat, Team Kommunalkontakte, in der Bezirksverwaltung in Ansbach zum nächstmöglichen Zeitpunkt

TEAMASSISTENTINNEN / TEAMASSISTENTEN (M/W/D)

Der Bezirk Mittelfranken ist ein verlässlicher Arbeitgeber von rund 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in einer Vielzahl von Berufen. Allein in der Verwaltung mit Sitz im Ansbacher Bezirksrathaus bietet er über 500 Arbeitsplätze. Weitere 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in den Einrichtungen des Bezirks an verschiedenen Standorten in Mittelfranken beschäftigt.

Das Zentralreferat besteht aus dem Team Kommunalkontakte und dem Team Öffentlichkeitsarbeit/Regionalpartnerschaften. Weiter ist dem Referat die Stabsstelle Gesundheit zugeordnet.
Das Team Kommunalkontakte ist zuständig für die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Bezirkstages und des Bezirksausschusses sowie für einen Projektausschuss. Ebenso werden hier alle Termine für den Bezirkstagpräsidenten und die Direktorin der Bezirksverwaltung organisiert und vorbereitet. Weiter obliegt dem Team die Pflege, Betreuung und der Support des für den Sitzungsdienst angewandten IT-Verfahrens Session für die gesamte Bezirksverwaltung.

IHRE AUFGABEN

Teamassistenz im Zentralreferat

  • Mitwirkung bei Vorbereitung der Bezirkswahlen und der Wahlprüfung
  • Mitwirkung bei Organisation von Veranstaltungen, Projekten und Ehrungen
  • Erstellung datenschutzrelevanter Informationen und deren Archivierung
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Vorzimmertätigkeiten
  • Erstellen von Auszahlungs- und Annahmeanordnungen im Verfahren OKFis
  • Vertretung im Bereich Sitzungsdienst

Sachbearbeitung und Teamassistenz im Zentralreferat

  • Mitwirkung bei Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Projektausschusses
  • Koordination und Archivierung von Grußworten
  • Organisation von Besprechungen
  • Vertretung der Ansprechpartnerin für das Sitzungsprogramm Session
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Vorzimmertätigkeiten
  • Erstellen von Auszahlungs- und Annahmeanordnungen im Verfahren OKFis
  • Vertretung im Bereich Sitzungsdienst

IHR PROFIL

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) bzw. erfolgreich abgelegte Fachprüfung I für Verwaltungsangestellte (AL I bzw. BL I) oder
  • Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung
    - zur / zum Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d) oder
    - zur Kauffrau für Büromanagement / zum Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder
    - zur Bürokauffrau / zum Bürokaufmann (m/w/d) oder
    - zur Industriekauffrau / zum Industriekaufmann (m/w/d) oder
    - zur / zum Steuerfachangestellten (m/w/d) oder
    - zur / zum Notarfachangestellten (m/w/d)

  • Vorerfahrungen in den beschriebenen Aufgabengebieten wünschenswert
  • Einschlägige Berufserfahrung in einem Sekretariat sind von Vorteil
  • Gute Anwenderkenntnisse in MS Office
  • Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
  • Einsatzfreude, Teamfähigkeit, Durchsetzungsvermögen und Flexibilität
  • Sehr selbständige, organisierte und strukturierte Arbeitsweise
  • Kundenorientierung, verbindliches Auftreten und Diskretion

WIR BIETEN

  • Eine unbefristete Einstellung im öffentlichen Dienst und ein interessantes Aufgabengebiet
  • Die Stellen haben einen Umfang von je 75 % und 50 % einer Vollzeitstelle. Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung den möglichen Stundenumfang mit an.
  • Es ist eine Eingruppierung bis Entgeltgruppe 6 TVöD möglich
  • Eine flexible Arbeitszeitgestaltung ohne Kernzeiten. Sie können Ihre Arbeitszeit während der Rahmenzeit (Montag bis Freitag von 6 Uhr bis 20 Uhr) flexibel einbringen.
  • Eine vom Arbeitgeber finanzierte betriebliche Altersversorgung
  • Verschiedene Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
  • Attraktive Fortbildungsmöglichkeiten
  • Gute Verkehrsanbindung sowie kostenfreie Parkmöglichkeiten

Wir sind Mitglied im Familienpakt Bayern und setzen uns für eine familienfreundliche Arbeitswelt ein.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt.

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