STELLENAUSSCHREIBUNG

Der Bezirk Mittelfranken sucht für das Organisations- und Personalreferat, der Bezirksverwaltung in Ansbach, zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine / einen

SACHBEARBEITERIN / SACHBEARBEITER (M/W/D)

FACHADMINISTRATION DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEM
TEAM EGOVERNMENT

Der Bezirk Mittelfranken ist ein verlässlicher Arbeitgeber von rund 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in einer Vielzahl von Berufen. Allein in der Verwaltung mit Sitz im Ansbacher Bezirksrathaus bietet er über 500 Arbeitsplätze. Weitere 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in den Einrichtungen des Bezirks an verschiedenen Standorten in Mittelfranken beschäftigt.

Das Team eGovernment als Teil des Arbeitsbereichs 11 (Organisation, eGovernment und zentrale Dienste) ist für die Umsetzung der Digitalisierung der Verwaltung verantwortlich. Hierbei steht die praktische Einführung des Dokumentenmanagementsystems VIS im Vordergrund. Ferner werden in internen und überbezirklichen Projekt- und Arbeitsgruppen und in Abstimmung mit verschiedenen Fachbereichen weitere verschiedene digitale Projekte, wie z. B. die Beschaffung des neuen Sozialhilfefachverfahrens, die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und die Implementierung einer virtuellen Poststelle (VPS) umgesetzt. Die Tätigkeitsfelder für den Bereich eGovernment sind unter „Ihre Aufgaben“ beschrieben.

IHRE AUFGABEN

  • Einführung, Pflege und Anpassung des DMS VIS in den einzelnen Organisationseinheiten
  • Anlage und Überarbeitung von standardisierten Arbeitsabläufen (Workflows) sowie der definierten Soll-Prozesse
  • Testung und Bewertung neuer Updates bzw. Upgrades für den weiteren Einsatz
  • Pflege und Anpassung eines Rechte- und Rollenkonzepts
  • Unterstützung bei Anbindung und Betrieb der Schnittstellen zu den angebundenen Softwarelösungen (z. B. Fachverfahren und VIS-Scan)
  • Sachbearbeitung eGovernment bzw. Unterstützung bei verschiedenen Digitalisierungsthemen, wie z. B. Erstellung und Pflege von digitalen Anträgen sowie Anpassung und Fortschreibung von Handlungsleitfäden, Formularserver
  • Anwenderbetreuung VIS inkl. der Erarbeitung von Lösungsvorschlägen unter Einbeziehung des Softwareherstellers
  • Durchführung von Informationsveranstaltungen für die Mitarbeitenden, ggf. Moderation der Veranstaltungen
  • Organisation und Durchführung von Teilprojekten im Rahmen der Fachadministration

IHR PROFIL

  • Sie verfügen über
       - die Befähigung für die 3. Qualifikationsebene (früher: gehobener Dienst) der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen
         oder
       - ein erfolgreich abgeschlossenes Studium in einem vergleichbaren Studiengang (z. B. Bachelor of Arts Public Management) 
         oder
       - eine erfolgreich abgelegte Fachprüfung II für Verwaltungsangestellte (AL II bzw. BL II)

  • Gute IT-Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Programmen (insbes. Word, Excel und PowerPoint)
  • Methodischer und zielorientierter Arbeitsstil sowie gute organisatorische und konzeptionelle Fähigkeiten
  • Teamfähigkeit, Selbstständigkeit und Konfliktfähigkeit
  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, um Gespräche auf allen Ebenen lösungsorientiert und zielgerichtet zu gestalten
  • Fähigkeit, die Arbeitsergebnisse eigenständig aufzubereiten und zu präsentieren
  • Führerschein Klasse B

Darüber hinaus sind folgende Kenntnisse, Erfahrungen und Fähigkeiten wünschenswert:

  • Kenntnisse im Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem VIS
  • Kenntnisse im Zusammenhang mit den verschiedenen Digitalisierungsthemen, wie z. B. Onlinezugangsgesetz (OZG), Formularserver, sichere Kommunikation
  • Verhandlungsgeschick und Erfahrung bei der Leitung / Moderation von Arbeitsgruppen bzw. Besprechungen

WIR BIETEN

  • Einen krisensicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
  • Eine Vollzeitstelle, bei deren Besetzung Teilzeitwünsche im Rahmen von Jobsharing nach Möglichkeit berücksichtigt werden
  • Ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
  • Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz
  • Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis max. Entgeltgruppe 9c
    TVöD-VKA

Wir sind Mitglied im Familienpakt Bayern und setzen uns für eine familienfreundliche Arbeitswelt ein.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt.

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